Audit des indicateurs, des tableaux de bord et des données (Système d'information décisionnel)
Des chiffres dont on connaît la définition, la source et le responsable, présentables en conseil ou à une instance d'évaluation.
En bref
- Résultat
- Des chiffres dont on connaît la définition, la source et le responsable, présentables en conseil ou à une instance d'évaluation.
- Idéal pour
- Responsable du pilotage et de la statistique, directeur général des services, administrateur des données ou directeur des systèmes d'information.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec les écarts constatés, un dictionnaire des indicateurs examinés et un plan d'actions ordonné.
- Prérequis de votre côté
- Accès aux tableaux de bord existants, aux requêtes ou modèles qui les alimentent, et entretiens avec les services producteurs et utilisateurs.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Examiner un échantillon de chiffres : définition, source, responsable. L'audit remonte, pour un échantillon de chiffres ou de données relevant du thème Système d'information décisionnel, jusqu'à la définition écrite, la source et le responsable. Il consigne les trous dans un dictionnaire et propose un plan pour les combler. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Nous auditons la façon dont votre établissement produit et utilise ses chiffres sur le thème Système d'information décisionnel. Nous prenons un échantillon d'indicateurs et nous remontons de chacun jusqu'à sa source : définition écrite, périmètre, date de calcul, requête ou formule, responsable, circuit de diffusion. Nous comparons les définitions entre services et nous repérons les écarts qui expliquent que deux tableaux ne donnent pas le même résultat.
Nous regardons aussi les données personnelles qui circulent : fichiers nominatifs, niveau de détail affiché, petits effectifs. Le rapport classe les constats par risque, propose un dictionnaire des indicateurs et un plan d'actions, et se présente à la direction et au délégué à la protection des données. Il n'atteste d'aucune conformité au RGPD (règlement général sur la protection des données) et ne remplace pas son avis.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux sites et aux systèmes.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Système d'information décisionnel, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les utilisateurs, et nous observons les pratiques sur le terrain (salle, laboratoire, bibliothèque, local technique) lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.
- Rapport d'audit avec les écarts constatés sur un échantillon d'indicateurs, de tableaux et de fichiers
- Dictionnaire des indicateurs examinés : définition, périmètre, source, date de calcul, responsable
- Plan d'actions ordonné, présenté à la direction et au délégué à la protection des données
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : responsable du pilotage et de la statistique, directeur général des services, administrateur des données ou directeur des systèmes d'information. Prérequis de votre côté : accès aux tableaux de bord existants, aux requêtes ou modèles qui les alimentent, et entretiens avec les services producteurs et utilisateurs.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.
Examiner un échantillon de chiffres : définition, source, responsable
L'audit remonte, pour un échantillon de chiffres ou de données relevant du thème Système d'information décisionnel, jusqu'à la définition écrite, la source et le responsable. Il consigne les trous dans un dictionnaire et propose un plan pour les combler. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Comparer les définitions entre deux services
L'audit compare les définitions qu'utilisent deux services pour un même chiffre relevant du thème Système d'information décisionnel : périmètre, date de calcul, source. Il propose qu'un seul service publie le chiffre de référence. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Système d'information décisionnel dans l'enseignement supérieur, la recherche ou la formation, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation externe, audit de certification ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Système d'information décisionnel, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre direction ou à un évaluateur. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'une autorité ou d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Pouvez-vous construire un tableau de bord avec nos chiffres, et quels indicateurs retenir ?
Oui, nous construisons des tableaux de bord à partir de vos données, qui restent chez vous. Les indicateurs sont les vôtres : sur le thème Système d'information décisionnel, nous vous aidons à les définir par écrit, à les relier à leurs sources et à fixer qui en répond. Lorsque vous souhaitez vous situer, nous reprenons les définitions publiques du service statistique du ministère ou de la DEPP (direction de l'évaluation, de la prospective et de la performance), avec leur année. Nous n'inventons pas de valeur cible, nous ne publions aucun chiffre d'établissement à votre place, et un indicateur sans définition écrite n'entre pas dans le tableau de bord.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un premier cadrage ; le devis détaillé suit l'échange.
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- Conseil en pilotage et en gouvernance de la donnée (Système d'information décisionnel)
- Conception de tableaux de bord et de modèles de données (Système d'information décisionnel)
- Mise en service d'un outil décisionnel ou d'enquête (Système d'information décisionnel)
- Assistance technique : lot de travaux en données de pilotage (Système d'information décisionnel)
- Concevoir un schéma de base de données