Audit des indicateurs, des tableaux de bord et des données (Système d'information décisionnel)

Nous auditons la façon dont votre établissement produit et utilise ses chiffres sur le thème Système d'information décisionnel. Nous prenons un échantillon d'indicateurs et nous remontons de chacun jusqu'à sa source : définition écrite, périmètre, date de calcul, requête ou formule, responsable, circuit de diffusion. Nous comparons les définitions entre services et nous repérons les écarts qui expliquent que deux tableaux ne donnent pas le même résultat.

Nous regardons aussi les données personnelles qui circulent : fichiers nominatifs, niveau de détail affiché, petits effectifs. Le rapport classe les constats par risque, propose un dictionnaire des indicateurs et un plan d'actions, et se présente à la direction et au délégué à la protection des données. Il n'atteste d'aucune conformité au RGPD (règlement général sur la protection des données) et ne remplace pas son avis.

Déroulé de la prestation

1. Cadrage

   Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux sites et aux systèmes.

2. Lecture documentaire

   Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Système d'information décisionnel, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.

3. Entretiens et observation

   Nous rencontrons les responsables et les utilisateurs, et nous observons les pratiques sur le terrain (salle, laboratoire, bibliothèque, local technique) lorsque l'accès est possible.

4. Analyse des écarts

   Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.

5. Restitution

   Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.

• Rapport d'audit avec les écarts constatés sur un échantillon d'indicateurs, de tableaux et de fichiers
• Dictionnaire des indicateurs examinés : définition, périmètre, source, date de calcul, responsable
• Plan d'actions ordonné, présenté à la direction et au délégué à la protection des données

Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : responsable du pilotage et de la statistique, directeur général des services, administrateur des données ou directeur des systèmes d'information. Prérequis de votre côté : accès aux tableaux de bord existants, aux requêtes ou modèles qui les alimentent, et entretiens avec les services producteurs et utilisateurs.

Exemples d'usage

Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.