Pilotage de l'établissement, commande publique et management des équipes : audit, conseil, formation et assistance technique pour l'enseignement et la recherche

Le cadre de la commande publique

Principes et textes

Les achats d'un établissement public relèvent du Code de la commande publique, en vigueur depuis le 1er avril 2019. Son article L. 3 pose trois principes : l'égalité de traitement des candidats, la liberté d'accès à la commande publique et la transparence des procédures. L'article L. 2111-1 impose de déterminer avec précision la nature et l'étendue des besoins avant de lancer la consultation. C'est l'étape la plus importante, et la plus souvent bâclée : un besoin flou donne un cahier des charges flou, puis un marché difficile à exécuter. Le texte de l'article L. 3 est consultable sur Légifrance.

Les seuils et le choix de la procédure

Le choix de la procédure dépend du montant estimé du besoin, apprécié dans son ensemble, et de la nature de l'acheteur. Sous un premier seuil, un marché peut être conclu sans publicité ni mise en concurrence préalables, en respectant les principes de l'article L. 3 ; au-dessus, l'acheteur applique une procédure adaptée, puis, à partir des seuils européens, une procédure formalisée. Ces seuils sont relevés périodiquement : consultez le texte en vigueur sur Légifrance avant toute décision, et faites confirmer avec votre service juridique la catégorie dans laquelle se classe votre établissement. Un seuil ne se contourne pas : fractionner un besoin pour passer sous un seuil est une pratique irrégulière.

Accords-cadres, bons de commande, CCAG, CCAP et CCTP

Un accord-cadre fixe les conditions des marchés à venir pendant une durée donnée. Lorsqu'il est exécuté par bons de commande, l'acheteur commande au fil du besoin, dans les limites fixées par l'accord-cadre. Sa durée est limitée par le code. Le CCAG est le cahier des clauses administratives générales : il existe un CCAG par grande famille de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, techniques de l'information et de la communication, travaux, maîtrise d'œuvre, marchés industriels). Il s'applique seulement si le marché y renvoie. Le CCAP complète le CCAG par les clauses propres au marché, le CCTP en décrit les exigences techniques.

Concrètement : un accord-cadre à bons de commande, avec un maximum de 120 000 euros hors taxes sur quatre ans, soit 30 000 euros par an en moyenne. Même si chaque bon de commande ne vaut que 5 000 euros, c'est la valeur de l'ensemble qui détermine la procédure, et le service des achats la compare aux seuils en vigueur. Le maximum n'est pas un engagement d'achat. Sans minimum, l'établissement peut commander moins, et le titulaire ne peut pas l'exiger. Les laboratoires qui commandent doivent respecter le circuit, et le service des achats suit la consommation pour ne pas dépasser le plafond.

Acheter, conseiller, répondre : le piège du conflit d'intérêts

Participer à la préparation d'une consultation

L'article R. 2111-2 du code oblige l'acheteur à prendre des mesures pour que la concurrence ne soit pas faussée par la participation d'un opérateur à la préparation de la procédure : cet opérateur peut détenir des informations que les autres candidats n'ont pas. L'exclusion de l'opérateur n'est possible qu'en dernier recours, s'il ne peut être remédié à la situation par d'autres moyens (article L. 2141-8, 2°). L'article L. 2141-10 traite du conflit d'intérêts : une personne qui participe à la procédure ou peut en influencer l'issue et qui a un intérêt financier, économique ou personnel de nature à compromettre son impartialité. Le texte de l'article R. 2111-2 est reproduit par un site de référence. Côté pénal, la prise illégale d'intérêts (article 432-12 du code pénal) et le favoritisme (article 432-14) visent les agents publics.

Notre position

Nous conseillons et formons du côté de l'acheteur. Quand nous aidons un service à exprimer un besoin, à structurer un cahier des charges ou à organiser une consultation, nous ne répondons pas à cette consultation, et nous le déclarons dès le devis. Nous ne donnons pas d'avis de droit : le choix d'une procédure, d'un critère ou d'une clause se valide avec votre service juridique ou vos conseils. Nous n'offrons ni cadeau ni invitation à un agent public.

Concrètement : un service des achats nous demande de l'aider à cadrer une consultation de formation. Nous consacrons quatre jours à la note de cadrage et nous écrivons dans le devis que nous ne candidaterons pas. Pour l'établissement, la consultation reste ouverte à tous les candidats. Pour nous, le chiffre d'affaires de cette consultation est perdu : c'est le prix de l'indépendance, et le seul moyen de ne pas exposer l'acheteur au risque d'exclusion ou de contentieux.

Acheter nos prestations

Un établissement public achète nos prestations sur devis, au prix ferme du devis pour le périmètre et la durée qui y sont définis, dans le respect du Code de la commande publique et de ses seuils. Selon le montant, il consulte, utilise une centrale d'achat ou conduit une procédure adaptée. Nous ne promettons ni attribution, ni gain de marché, ni dispense de mise en concurrence.

Assistance technique : ce que le Code du travail interdit

Prêt de main-d'œuvre et marchandage

L'article L. 8241-1 du Code du travail interdit « toute opération à but lucratif ayant pour objet exclusif le prêt de main-d'œuvre ». Le prêt est à but non lucratif quand l'entreprise prêteuse ne refacture que les salaires, les charges sociales et les frais professionnels. L'article L. 8231-1 interdit le marchandage, c'est-à-dire la fourniture de main-d'œuvre à but lucratif qui lèse le salarié ou élude la loi ou un accord collectif. L'article L. 8243-1 punit le prêt illicite de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 euros d'amende, avec des peines aggravées dans certains cas. Voir L. 8241-1, L. 8231-1 et L. 8243-1.

Le risque est réel dans le secteur public, où des prestations intellectuelles sont parfois exécutées à l'unité d'œuvre par des consultants installés dans un service, avec ses outils et sa hiérarchie. Un juriste en droit du travail relit le périmètre de chaque mission avant signature.

Notre cadre

Les missions d'assistance technique d'Optédif sont réalisées par des intervenants d'Optédif, sous la responsabilité et la direction d'Optédif, dans le cadre d'un contrat de prestation de services portant sur un objectif, un livrable ou un périmètre défini avec le client. Optédif ne met pas de personnel à disposition de ses clients. Concrètement, chaque mission porte sur un lot défini au devis : des livrables datés, un critère de recette et un prix de lot ferme. Un responsable de prestation reste l'interlocuteur de l'établissement, et les intervenants ne sont pas intégrés à sa hiérarchie.

Piloter, contrôler et manager dans la fonction publique

Pilotage, projets et contrôle interne

Le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique organise la séparation entre l'ordonnateur et le comptable. Le contrôle interne d'un établissement couvre le volet comptable et budgétaire, mais aussi la maîtrise des risques de ses métiers. Le contrôle de gestion, la cartographie des risques et le contrôle interne servent à décider avec des données. La gestion de projet, classique ou agile (le Guide Scrum, par exemple, en est une référence), est un choix de méthode : un projet à date imposée par le calendrier universitaire se prête mal à un cycle trop long. Le management de la qualité (norme ISO 9001) et la gestion des risques (norme ISO 31000) proposent des méthodes volontaires ; elles ne remplacent pas les dispositifs de contrôle interne que les textes exigent.

Compétences, carrières et qualité de vie au travail

Dans la fonction publique, les lignes directrices de gestion fixent la stratégie pluriannuelle de pilotage des ressources humaines et les orientations en matière de promotion et de parcours. Le référentiel REFERENS III décrit les emplois-types des ingénieurs et personnels techniques de recherche et de formation (ITRF). La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences s'appuie sur ces référentiels pour décrire les postes, repérer les écarts de compétences et construire les plans de formation. La démarche de qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) a été promue par l'accord national interprofessionnel du 9 décembre 2020, repris pour le secteur privé par la loi du 2 août 2021. Dans un établissement public, elle se conduit avec les instances de dialogue social et les accords applicables aux agents. Le management de proximité et la gestion des conflits relèvent de pratiques d'encadrement : préparer un entretien difficile, reconnaître un désaccord de fond, savoir quand passer la main aux ressources humaines ou à la médecine de prévention.

Équipes, changement et télétravail

Le modèle ADKAR de Prosci décrit cinq résultats à atteindre pour qu'une personne change : sensibilisation, désir, connaissance, capacité, renforcement. C'est une méthode commerciale : nous la présentons et l'utilisons, sans délivrer la certification de Prosci. Le codéveloppement professionnel, décrit par Payette et Champagne en 1997, est un travail entre pairs à partir de situations vécues. Le télétravail dans la fonction publique est cadré par un accord-cadre du 13 juillet 2021 : il repose sur le volontariat, est réversible et se décline dans chaque établissement.

Concrètement : dans un service de 12 agents où chacun télétravaille 2 jours par semaine, la présence moyenne est de 7,2 agents par jour. Si personne ne coordonne les jours, la réunion d'équipe tombe un jour où 4 agents sont absents. L'encadrant fixe des jours communs, l'équipe gagne en lisibilité, les agents isolés demandent un suivi.

Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas

Ce que nous faisons

Nous auditons des pratiques de pilotage, d'achat et de management. Nous conseillons l'acheteur sur la préparation de son besoin. Nous accompagnons des équipes dans la conduite du changement, nous animons des ateliers et nous formons. Nous réalisons de l'assistance technique au forfait, par lots avec livrables datés et critère de recette, sous la responsabilité d'Optédif.

Ce que nous ne faisons pas

Nous ne donnons pas d'avis de droit, nous ne mettons pas de personnel à disposition, nous ne répondons pas à une consultation que nous aurions préparée, et nous ne promettons ni attribution ni gain de marché. Nous ne traitons pas de situation individuelle relevant d'une procédure disciplinaire. Nous ne délivrons ni titre ni certification.

Références officielles

• Article L. 3 du Code de la commande publique
• Article L. 8241-1 du Code du travail
• Article L. 8231-1 du Code du travail
• Article L. 8243-1 du Code du travail