Communication institutionnelle, attractivité et relations avec les publics : audit, conseil, formation et réalisation pour l'enseignement et la recherche

Le cadre juridique de la communication d'un établissement

Mesure d'audience et cookies

Mesurer la fréquentation d'un site suppose le plus souvent de déposer un traceur sur l'appareil du visiteur. Les règles viennent de la loi Informatique et Libertés et de la CNIL, qui a adopté le 17 septembre 2020 des lignes directrices et une recommandation sur les cookies et autres traceurs. Le principe : le visiteur est informé avant et consent, et refuser doit être aussi simple qu'accepter. L'éditeur du site doit pouvoir prouver, à tout moment, que le consentement a été recueilli.

Une exception existe pour la mesure d'audience, à des conditions précises. Selon la page de la CNIL sur les outils de mesure d'audience, la finalité doit se limiter à la mesure pour le compte exclusif de l'éditeur, les données doivent produire des statistiques anonymes, sans recoupement avec d'autres traitements ni transmission à des tiers, et le traceur ne doit pas suivre la navigation d'une personne d'un site à l'autre. La durée de vie des traceurs est d'environ treize mois, et celle des données de vingt-cinq mois au plus. La CNIL ne publie pas de liste de solutions exemptées : c'est à l'éditeur de s'assurer, avec les documents de son fournisseur, que la configuration réunit ces conditions. Matomo et GA4 sont deux outils courants, et leur régime dépend de leur paramétrage, pas de leur nom.

Concrètement : un site d'école affiche un bandeau, et 55 % des visiteurs acceptent. L'outil compte 22 000 visites par mois. L'école bascule vers une mesure exemptée, sans bandeau, et l'outil compte soudain 40 000 visites. Le trafic n'a pas changé : c'est la mesure qui s'est élargie. Pour la direction, la hausse apparente est trompeuse. Pour la chargée de communication, la courbe est rompue et l'année suivante n'est comparable qu'à partir de la bascule. Pour le visiteur, le bandeau disparaît. Nous aidons à documenter cette rupture pour ne pas annoncer un « succès » qui n'en est pas un.

Droit à l'image, droit d'auteur et images de synthèse

Le droit à l'image découle du droit au respect de la vie privée, posé à l'article 9 du code civil. La diffusion de la photographie d'une personne reconnaissable suppose son autorisation, précise quant au support et à la durée. Pour un mineur, ce sont les titulaires de l'autorité parentale qui décident. Une autorisation donnée pour un affichage interne ne couvre pas un site ouvert ou un réseau social : elle ne vaut que pour les supports, la durée et la finalité qu'elle mentionne.

Les images, polices, musiques et vidéos que l'on trouve sur le web ne sont pas libres pour autant : leur usage suppose une licence ou une autorisation. Par règle éditoriale, nous légendons « image de synthèse » toute image produite par un outil d'intelligence artificielle, et nous ne la présentons jamais comme la photographie d'étudiants ou de chercheurs réels. Nous tenons un registre des droits pour chaque support que nous concevons.

Courriels, protection des données et incident de sécurité

Un établissement qui envoie une lettre d'information ou une invitation à de futurs étudiants collecte des adresses électroniques. En prospection par courriel auprès de particuliers, le consentement préalable est en principe requis, selon le code des postes et des communications électroniques et les recommandations de la CNIL. Chaque message doit aussi permettre de se désabonner simplement. Le délégué à la protection des données valide ces règles ; nous n'en jouons pas le rôle.

Si les données sont compromises, l'article 33 du règlement général sur la protection des données impose de notifier la CNIL dans les meilleurs délais, avec une première notification sous 72 heures lorsque la violation présente un risque, puis de la compléter. Lorsque le risque est élevé, les personnes concernées doivent être informées (article 34). La CNIL détaille cette procédure.

Titres, langue et classements

La loi n° 94-665 du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française, dite loi Toubon, pose l'emploi du français dans l'enseignement et la communication, avec des exceptions. Les mots licence, master et doctorat désignent des diplômes nationaux, et les mentions « diplôme d'État », « visé » ou « reconnu par l'État » ont un sens précis : les utiliser pour une formation qui ne les mérite pas est trompeur. Un classement ne se cite qu'avec son année et sa source, et jamais pour comparer des établissements entre eux.

Concrètement : une école privée présente sur sa plaquette un « master » en communication, dont l'intitulé ne correspond à aucun diplôme national, et un classement sans année. Pour les familles, le mot laisse croire à une reconnaissance qui n'existe pas. Pour la direction, c'est un risque de plainte et d'image. Pour le service de communication, c'est une plaquette à réimprimer. Relire les intitulés et les mentions avant l'impression coûte une heure ; nous le prévoyons dans nos audits de supports.

Les canaux : site, outil de gestion de contenu et réseaux sociaux

Choisir et maintenir un CMS

Drupal, Plone et WordPress sont trois outils de gestion de contenu (CMS) courants. Leur cycle de vie compte autant que leurs fonctions : chacun publie son calendrier de support, qui dit jusqu'à quand une version reçoit des correctifs de sécurité (Drupal, Plone). Drupal 7, par exemple, n'est plus supporté depuis le 5 janvier 2025. WordPress dépend surtout de la discipline de mise à jour du cœur et des extensions. Un site se choisit donc aussi sur la capacité de l'équipe à le maintenir.

Concrètement : un laboratoire a un site sous Drupal 7, jamais mis à jour, géré par un ingénieur parti. Les failles connues ne sont plus corrigées depuis janvier 2025. La direction du numérique le découvre lors d'un audit. Le laboratoire perd la vitrine de ses publications le temps d'une migration, l'équipe doit reprendre ses contenus, et les doctorants dont les profils étaient en ligne attendent la remise en service. Un inventaire des sites, de leur version et de leur responsable évite ce scénario.

Accessibilité des sites et des vidéos

Le site d'un établissement public relève de l'article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 et du référentiel général d'amélioration de l'accessibilité (RGAA), dont la version 4.1.2 est la version en vigueur sur le site de la DINUM, une version 5 étant annoncée pour fin 2026. Une déclaration d'accessibilité et un schéma pluriannuel doivent être publiés. Pour les vidéos, sous-titres et transcriptions font partie du minimum. Nous n'écrivons jamais qu'un site est « accessible » sans audit publié : l'audit relève du domaine de l'accessibilité numérique.

Réseaux sociaux et modération

Une présence sur LinkedIn, YouTube, Instagram ou TikTok engage l'établissement. Il faut une règle sur qui publie, qui répond, comment sont traités les commentaires illicites, quel est le canal pour les demandes individuelles (qui ne se traitent pas en public). Les plateformes imposent leurs conditions, qui changent. L'audience qu'on y obtient n'est pas une propriété de l'établissement. Nous recommandons que le site reste le lieu de référence, et que les comptes soient rattachés à une adresse institutionnelle plutôt qu'à une personne.

Concrètement : une chargée de communication ouvre en son nom le compte d'une composante, puis change de poste. Le compte reste à son adresse personnelle, les messages des futurs étudiants s'y accumulent, et personne d'autre ne peut y répondre. Pour la direction, c'est un risque d'image. Pour la nouvelle équipe, un compte qu'il faut récupérer auprès de la plateforme. Pour les internautes, des questions sans réponse. Un inventaire des comptes, avec deux administrateurs par compte, évite ce cas.

Crise et responsabilités

Communiquer quand quelque chose va mal

Une cyberattaque, un accident de laboratoire, une polémique sur un enseignement : le premier message pèse plus que les suivants. Il faut savoir qui parle, à qui, et ce qui est dit des personnes touchées. Concrètement : un incident affecte le serveur d'inscription un vendredi à 18 heures. Le délai de 72 heures court à partir de la prise de connaissance, et la notification à la CNIL peut être faite en deux temps. La direction rédige un premier message aux étudiants, le délégué à la protection des données prépare la notification, le service de communication prépare la réponse aux journalistes. Si ces trois travaux se contredisent, les étudiants lisent trois versions différentes. Un exercice de crise préparé à l'avance coûte une demi-journée, et il évite ces contradictions.

Qui décide, qui publie

La direction de la communication fixe la ligne et valide les messages sensibles. Les chargés de communication des composantes publient dans ce cadre. Le responsable du site web gère l'outil et les droits d'accès. Le délégué à la protection des données valide les traceurs, les formulaires et les autorisations. Les enseignants-chercheurs gardent la responsabilité de leurs propos scientifiques. Écrire ce partage évite que chacun attende que l'autre réponde.

Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas

Ce que nous faisons

Nous auditons vos supports et pratiques, nous conseillons sur le plan de communication, nous concevons ligne éditoriale, charte et gabarits, nous déployons un site ou un outil et sa mesure d'audience, nous animons des ateliers et des exercices de crise, et nous formons vos équipes. Nos livrables sont définis au devis, au forfait. Les exemples de ce site sont des cas construits.

Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne promettons aucun résultat d'audience, de notoriété ni de candidatures.
• Nous ne publions pas à votre place et ne tenons pas vos comptes.
• Nous ne tenons pas le rôle de délégué à la protection des données ni de conseil juridique.
• Nous ne comparons pas les établissements et ne citons pas de classement sans année ni source.
• Nous n'utilisons pas d'image d'étudiants identifiables sans autorisation, et nous légendons les images de synthèse.

Références officielles

Textes et publications cités

• CNIL, outils de mesure d'audience et lignes directrices sur les cookies et autres traceurs.
• CNIL, notifier une violation de données personnelles.
• DINUM, référentiel général d'amélioration de l'accessibilité.
• Drupal, calendrier des versions et Plone, calendrier des versions.
• Légifrance : code civil (article 9), code des postes et des communications électroniques, loi n° 94-665 du 4 août 1994.

Ce qui précède éclaire une décision, il ne remplace pas l'avis d'un juriste.