Science ouverte, édition scientifique, bibliothèques et archives : audit, conseil, formation et réalisation pour l'enseignement et la recherche

Science ouverte, identifiants et plans de gestion de données

La Stratégie 2026-2033 et le droit de déposer

La Stratégie de science ouverte 2026-2033 est la politique nationale en vigueur : elle prend le relais des deux plans nationaux précédents. Pour les données, elle prévoit un objectif d'ouverture selon les principes FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable, facilement trouvables, accessibles, interopérables et réutilisables), avec trois mesures : renforcer les centres de compétences, renforcer l'entrepôt national de confiance et développer le catalogue de Recherche Data Gouv. HAL reste l'archive ouverte pluridisciplinaire des publications.

Le droit de déposer une version de son article vient de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique (article L. 533-4 du code de la recherche). Sous conditions de financement public et de périodicité de la revue, l'auteur peut déposer la version acceptée pour publication même s'il a cédé ses droits à l'éditeur, à l'expiration d'un délai maximal qui diffère entre les sciences exactes et les sciences humaines et sociales. Les conditions exactes se lisent dans le texte en vigueur sur Légifrance, que votre service juridique confirme.

Concrètement : exemple construit. Une chercheuse publie un article de chimie. Elle peut déposer son manuscrit accepté dans HAL à l'expiration du délai légal, quel que soit le contrat signé. Pour la bibliothèque, il faut vérifier que la revue et le financement entrent dans le champ de l'article avant d'annoncer ce droit. Pour la direction du laboratoire, le délai se compte à partir de la publication. Effet contre-intuitif : c'est un droit et non une obligation, et l'éditeur peut autoriser un dépôt plus tôt.

HAL, ORCID, DOI : savoir qui a écrit quoi, et le retrouver

HAL est une archive ouverte pluridisciplinaire exploitée par le Centre pour la communication scientifique directe (CCSD) du CNRS (Centre national de la recherche scientifique). L'ORCID (Open Researcher and Contributor ID, identifiant pérenne de chercheur) identifie un chercheur, le DOI (Digital Object Identifier, identifiant numérique d'objet) identifie un objet (article, jeu de données, logiciel), et leur usage conjoint évite les homonymes et facilite le suivi des productions. D'autres identifiants servent à rattacher les notices aux structures et aux autorités, comme les référentiels de laboratoires et d'organismes.

Un identifiant ne vaut que par la notice qui l'accompagne. Une notice sans affiliation, sans licence ou sans lien vers le jeu de données associé est difficile à retrouver et à réutiliser. C'est là que l'audit des métadonnées apporte le plus : il montre, sur un échantillon, où l'information se perd entre la saisie, le catalogue et le dépôt.

Plans de gestion de données et entrepôts

La FAQ de l'ANR indique que les bénéficiaires d'un projet financé s'engagent à fournir un plan de gestion de données pour les appels lancés à partir de son plan d'action 2019 ; ce plan ne constitue pas une obligation d'ouverture des données. Pour les sciences humaines et sociales, l'infrastructure Huma-Num exploite l'entrepôt Nakala et le moteur de recherche Isidore.

La bibliothèque est l'interlocutrice naturelle des laboratoires pour rédiger ces plans. Elle y apporte la description, les identifiants et la conservation, mais elle ne peut pas décider seule du partage de données qui relèvent d'une équipe.

Chacun a un rôle. Le chercheur décrit ses données et en répond scientifiquement. La bibliothèque aide à les décrire, à les identifier et à choisir l'entrepôt. Le service informatique fournit le stockage et les sauvegardes. Le délégué à la protection des données intervient dès que des données personnelles sont en jeu, et la direction de l'unité arbitre le partage. Un rôle qui n'est écrit nulle part est un rôle que personne n'exerce : le plan de gestion de données est l'occasion de les écrire.

Édition scientifique, formats et droit d'auteur

Dublin Core, ONIX, Thema : décrire pour être trouvé

Dublin Core, normalisé par l'ISO 15836, fournit un socle de quinze éléments pour décrire une ressource numérique. ONIX est le format d'échange des métadonnées du livre entre éditeurs, distributeurs et libraires, et Thema est la classification thématique internationale gérée par EDItEUR, qui gère aussi ONIX. Le protocole Z39.50, normalisé par l'ISO 23950 (norme internationale sur le protocole de recherche d'information Z39.50), reste présent dans des catalogues de bibliothèques pour l'interrogation à distance.

Concrètement : exemple construit. Une presse universitaire publie quarante titres par an et diffuse des fiches ONIX sans code Thema. Ses livres sont mal classés chez les libraires en ligne et mal repérés par les bibliothèques. La direction éditoriale perd en visibilité, les auteurs ne comprennent pas pourquoi leur ouvrage est introuvable, et le service de diffusion corrige à la main chaque année. Une fiche ONIX complète dès la création du titre supprime ces reprises.

XML, TEI, EPUB et LaTeX

Les presses universitaires et les revues travaillent de plus en plus à partir d'un fichier source structuré, d'où sortent plusieurs formats. La TEI (Text Encoding Initiative) est le standard des éditions savantes en XML ; Oxygen XML Editor est un outil courant pour l'écrire. LaTeX reste la norme dans plusieurs disciplines scientifiques, mais il se convertit mal vers l'EPUB. L'EPUB 3.3 est une recommandation du W3C, complétée par une spécification d'accessibilité dédiée aux EPUB.

L'accessibilité est devenue un sujet d'éditeur. Depuis le 28 juin 2025, la directive (UE) 2019/882, dite Acte européen d'accessibilité, impose des exigences renforcées aux nouveaux livres numériques, à leurs logiciels de lecture, aux liseuses et aux plateformes de vente, sous le contrôle de l'Arcom ; les livres commercialisés avant cette date devront aussi être rendus accessibles d'ici à 2030, précise le ministère de la culture. Parmi les formats natifs, l'EPUB 3 à mise en page fluide est celui que recommandent plusieurs éditeurs, à condition de le structurer correctement et de fournir des alternatives textuelles aux images.

Droit d'auteur et contrats d'édition

Le droit d'auteur est régi par le code de la propriété intellectuelle. Pour la recherche, trois questions reviennent : ce que le contrat d'édition cède et pour combien de temps, ce que l'auteur peut déposer en archive ouverte, et ce qu'un laboratoire peut faire d'un corpus de textes par fouille de textes et de données. L'exception de fouille de textes et de données vient de la directive (UE) 2019/790 ; elle a été transposée en droit français, et les titulaires de droits peuvent exprimer leur opposition. Les dispositions en vigueur se lisent sur Légifrance avant tout projet de fouille.

Le code prévoit aussi un régime particulier pour les œuvres créées par des agents publics dans l'exercice de leurs fonctions (code de la propriété intellectuelle), dont l'application aux enseignants-chercheurs demande une analyse au cas par cas. Cette analyse relève d'un juriste. Notre rôle est d'expliquer ces notions à vos équipes et de les aider à préparer leurs questions.

Gestion des documents, archivage et catalogues

Les normes ISO 15489 et ISO 30301

L'ISO (International Organization for Standardization, Organisation internationale de normalisation) 15489-1 fixe les concepts et les principes de la gestion des documents d'activité : création, capture, métadonnées, systèmes, responsabilités, formation. L'ISO 30301 spécifie les exigences d'un système de management des documents d'activité. Une organisation peut le démontrer de plusieurs façons, dont la certification par un organisme tiers. Optédif n'est pas organisme de certification : nous préparons et nous diagnostiquons.

MoReq est un modèle d'exigences pour les systèmes de gestion de documents électroniques, utile pour écrire un cahier des charges. Ces normes s'appliquent à la gestion courante des documents d'un établissement, par exemple ses dossiers administratifs. Elles ne se confondent pas avec l'archivage des fonds patrimoniaux.

Archives publiques et archivage électronique

Les documents produits par un établissement public sont des archives publiques, soumises au Code du patrimoine. Au terme de leur durée d'utilité courante, ils sont triés : la liste de ceux destinés à l'élimination et les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l'autorité qui les a produits et l'administration des archives, et aucune élimination n'est permise sans visa. Ces règles figurent dans le livre II du Code du patrimoine.

Concrètement : exemple construit. Un service veut libérer un local en éliminant des dossiers anciens. Sans visa, aucune élimination n'est permise. La direction engage sa responsabilité si elle passe outre ; l'archiviste prépare un bordereau et le tableau de gestion ; les agents n'ont rien à décider seuls. Effet contre-intuitif : le visa protège le responsable du service, puisqu'il vaut décharge pour l'élimination effectuée.

La conservation d'archives publiques par un tiers est encadrée : elle suppose un agrément et distingue l'hébergement de l'archivage, comme l'explique FranceArchives. Optédif n'est pas un prestataire d'archivage.

Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas

Ce que nous faisons

Nous intervenons de cinq façons hors formation. En audit, nous examinons sur un échantillon la qualité des métadonnées, des identifiants, des dépôts et des règles de conservation. En conseil, nous comparons les options de standards, d'outils et de circuits, et nous rédigeons les politiques pour validation. En conception, nous construisons un schéma de métadonnées et une chaîne de publication. En déploiement, nous installons et paramétrons un outil (PMB, Alfresco, Apache Solr, un outil de gestion des médias) dans votre environnement, puis nous reprenons vos données. En accompagnement, nous aidons vos équipes à appliquer la politique, mois après mois. La formation vient en plus.

Nos interlocuteurs sont les directeurs et conservateurs de bibliothèque, les archivistes, les responsables de l'information scientifique et technique, les data stewards, les responsables éditoriaux et les directeurs de laboratoire.

Ce que nous ne faisons pas

Nous ne rendons pas d'avis de droit sur un contrat d'édition, une licence ou un usage d'un texte : Optédif forme et accompagne. Nous ne décidons d'aucune élimination d'archives et ne nous présentons pas comme prestataire ou hébergeur d'archives : nous ne conservons rien pour vous. Nous ne délivrons ni certification, ni agrément, ni habilitation, et nous ne sommes pas organisme de certification de l'ISO 30301. Nous ne sommes ni éditeur ni revendeur des logiciels cités. Nous ne promettons pas qu'un dépôt sera accepté par un éditeur ou par un financeur.

Comment s'organise une mission

Nous répondons sous 48 heures ouvrées, puis nous établissons un devis après un échange sur votre besoin. Le prix est ferme pour le périmètre et la durée décrits dans le devis. Un établissement public achète dans le respect du Code de la commande publique, et nous répondons aux consultations et aux procédures adaptées. Nous ne répondons pas à une consultation dont nous aurions rédigé le cahier des charges, et nous ne conseillons jamais de découper un besoin pour échapper à une procédure. Une formation débute au plus tôt sept jours après l'accord.