Scolarité, formation continue, apprentissage et logiciels de gestion de la formation : audit, conseil, formation et déploiement pour l'enseignement et la recherche

Le cadre de la formation continue et de l'apprentissage

Déclaration d'activité et bilan pédagogique et financier

Toute personne qui propose des actions de formation professionnelle doit déclarer son activité à l'administration, dès la signature de sa première convention ou de son premier contrat de formation (article L. 6351-1 du Code du travail). Chaque année, elle transmet un bilan pédagogique et financier (BPF), qui retrace l'emploi des sommes reçues et présente son activité (article L. 6352-11). Le dépôt se fait en ligne, sur le site Mon activité formation, et le calendrier de la campagne est fixé chaque année par l'administration.

Le non-respect a une conséquence directe : selon l'article L. 6351-6, la déclaration d'activité devient caduque si le bilan n'est pas transmis ou s'il ne fait apparaître aucune activité de formation. Le numéro de déclaration d'activité est une simple formalité d'enregistrement : il ne vaut pas agrément de l'État, et nous demandons à nos clients de reprendre cette mention sur leurs documents.

Concrètement : un service de formation continue d'une université a facturé quarante sessions dans l'année. Les données sont dans trois fichiers, saisies par trois personnes. Au moment du BPF, les heures de formation ne correspondent pas aux conventions, et la responsable passe deux semaines à les rapprocher. Pour la direction, le risque est une déclaration inexacte. Pour l'agent comptable, des recettes qu'il ne retrouve pas dans les pièces. Pour les gestionnaires, une charge de travail concentrée en avril. Un paramétrage de l'outil qui produit le bilan en continu change cette situation.

Qualiopi : qui est concerné, et ce qui change au 1er novembre 2026

L'article L. 6316-1 du Code du travail impose une certification qualité aux prestataires de formation financés par un opérateur de compétences, l'État, les régions, la Caisse des dépôts, France Travail et d'autres financeurs publics ou mutualisés. Cette certification, connue sous la marque Qualiopi, est délivrée par des organismes certificateurs indépendants à l'issue d'un audit. Les actions de formation par apprentissage entrent dans son champ, ce qui concerne les centres de formation d'apprentis (CFA).

Les établissements d'enseignement supérieur suivent un régime particulier. D'après la réponse de France compétences, les établissements publics accrédités après évaluation par le Hcéres (Haut Conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur), les établissements privés d'intérêt général reconnus après évaluation du CCESP (comité consultatif pour l'enseignement supérieur privé) et les établissements accrédités à délivrer un titre d'ingénieur après évaluation de la CTI (commission des titres d'ingénieur) sont réputés satisfaire l'obligation (article L. 6316-4, II). Ils n'utilisent pas la marque Qualiopi.

Concrètement : le service de formation continue d'une université accréditée est réputé satisfaire l'obligation de certification et n'affiche pas la marque Qualiopi, alors que le CFA associatif voisin doit être certifié pour recevoir des fonds d'un opérateur de compétences. Pour la direction du premier, le risque est de croire que la qualité n'est plus un sujet. Pour le second, la certification conditionne le financement. Dans les deux cas, les financeurs attendent les mêmes preuves de réalisation : conventions, émargements, évaluations.

Le référentiel national est fixé par décret et il évolue : l'audit se déroule selon la version en vigueur à sa date, et les indicateurs propres aux CFA sont distincts de ceux des autres prestataires. Consultez le référentiel en vigueur avant de planifier un audit. Concrètement : un CFA dont l'audit de renouvellement tombe peu après une modification du référentiel est audité sur la nouvelle version. Ses enquêtes de satisfaction, qui mélangent souvent la satisfaction et l'appréciation des contenus, doivent alors être revues à l'avance. Le responsable qualité prépare les questionnaires, les formateurs les font passer, et les apprentis en voient l'effet dans la façon dont on leur demande leur avis.

CPF, RNCP et Répertoire spécifique

Le compte personnel de formation (CPF) est géré par la Caisse des dépôts. Pour être financée par le CPF, une formation doit en principe conduire à une certification enregistrée au RNCP (répertoire national des certifications professionnelles) ou au Répertoire spécifique, tenus par France compétences. Les conditions d'enregistrement sont fixées par décret et précisées par France compétences. L'organisme de formation n'est pas le certificateur : seul ce dernier délivre le titre et peut déclarer ses partenaires habilités. Optédif n'est pas certificateur et ne propose aucune formation inscrite au RNCP.

Apprentissage et financement

La taxe d'apprentissage

La taxe d'apprentissage relève des articles L. 6241-1 et L. 6241-2 du Code du travail. Elle se divise en une part principale, au taux de 0,59 %, versée à France compétences pour financer l'apprentissage, et un solde, au taux de 0,09 %, déclaré avec les cotisations d'avril de l'année suivante. Le solde est affecté par l'employeur aux établissements de son choix, via la Caisse des dépôts, ou directement aux CFA.

Concrètement : une entreprise dont la masse salariale est de 1 000 000 euros doit 6 800 euros de taxe au total (0,68 %), dont 5 900 euros de part principale et 900 euros de solde. Cette entreprise choisit à qui vont ces 900 euros. Pour le service qui lève des fonds, cela veut dire entretenir une relation avec les entreprises partenaires et vérifier que l'établissement figure bien sur la plateforme. Pour l'entreprise, c'est un choix à documenter. Pour les apprenants, ces fonds contribuent aux équipements et aux projets de l'établissement, sans engagement d'une année sur l'autre. Ces taux sont fixés par la loi : lisez le texte en vigueur avant de calculer un montant. Des exonérations existent, par exemple pour certains établissements d'enseignement à objet exclusif.

La répartition du solde passe par la plateforme SOLTéA, qui permet à l'employeur de choisir les établissements bénéficiaires. Les établissements doivent y être habilités chaque année, dans le cadre d'une campagne distincte, et le calendrier des périodes de répartition est publié chaque année sur la plateforme.

Données des apprenants et des usagers

Les dossiers d'apprentis, de stagiaires ou d'élèves contiennent des identités, des situations familiales, parfois des informations sur le handicap. Le règlement général sur la protection des données s'applique : base légale, durée de conservation, droits d'accès, contrat avec l'éditeur du logiciel. Les apprentis mineurs et les enfants accueillis dans un service scolaire ou périscolaire appellent une vigilance supplémentaire. Le délégué à la protection des données de la structure reste l'interlocuteur de ces choix ; nous n'en jouons pas le rôle.

Les logiciels de scolarité et de gestion de la formation

Dans les établissements d'enseignement supérieur

Les universités et de nombreux établissements s'appuient sur les logiciels mutualisés de l'Amue, agence qui regroupe 178 établissements adhérents. Pour la scolarité, le projet commun PC-Scol, mené par l'Amue et l'association Cocktail, développe Pégase, appelé à succéder à Apogée et à Scolarix. Son déploiement est progressif. Nous n'éditons aucun de ces logiciels et nous ne sommes pas leur porte-parole.

Dans les organismes de formation et les CFA

Les structures privées, les CFA et certains services de formation continue utilisent des solutions du marché (Dendreo, Digiforma, Ypareo, Gescof, NEEVA, Sc-form, Training Orchestra) ou un outil de relation client. Le bon critère n'est pas la liste des fonctions, mais la capacité à produire sans ressaisie les preuves et les états que les financeurs et l'audit exigent : convention, émargement, attestation, enquête de satisfaction, bilan pédagogique et financier. Concrètement : un organisme de dix salariés compare deux outils. L'un coûte moins cher en licence mais exporte les données dans un format fermé ; l'autre coûte plus cher mais permet de récupérer ses dossiers. Au bout de trois ans, la différence se joue sur la réversibilité, pas sur le prix annuel.

Dans l'accueil scolaire et périscolaire

Des logiciels comme CapEcole, BL.enfance ou Noethys gèrent les inscriptions, les présences et la facturation de l'accueil scolaire et périscolaire. Nous nous adressons aux services scolaires et périscolaires des collectivités rattachées aux établissements scolaires, non aux crèches ni aux centres de loisirs. Les données concernent des enfants et leurs familles, et la facturation suit les règles de la comptabilité publique lorsque l'accueil est assuré par une structure publique. Notre rôle se limite à l'organisation administrative et aux outils, à l'exclusion de toute intervention auprès des enfants.

Rôles et responsabilités

Qui porte quoi

Le responsable de la formation continue ou le directeur de CFA est responsable de l'offre, des conventions et du bilan. Le responsable qualité tient la démarche et les preuves. Le responsable des applications de gestion administre l'outil. L'agent comptable contrôle les recettes selon les règles de la comptabilité publique, séparées de celles de l'ordonnateur. Le délégué à la protection des données veille aux traitements. Les formateurs et tuteurs alimentent les dossiers : un émargement oublié se retrouve dans le BPF.

Le cas des établissements publics

Un établissement public achète sur devis, au prix ferme défini pour le périmètre et la durée du devis, dans le respect du code de la commande publique. Nous ne promettons aucune attribution et nous ne conseillons jamais de fractionner un besoin. Nous ne répondons pas à une consultation dont nous aurions rédigé le cahier des charges.

Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas

Ce que nous faisons

Nous auditons l'organisation administrative et financière, nous conseillons sur les processus et, quand le thème est un logiciel, sur le choix d'un outil, nous paramétrons et déployons un logiciel ou un circuit de suivi, nous réalisons des audits à blanc de la démarche qualité et nous formons les équipes. Nos livrables sont définis au devis, au forfait. Les exemples du site sont des cas construits.

Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne sommes pas organisme certificateur, nous n'auditons jamais pour le compte d'un organisme certificateur et nous ne promettons aucun résultat d'audit ni de certification.
• Nous ne délivrons ni titre, ni diplôme, ni agrément, et nous ne proposons aucune formation inscrite au RNCP.
• Nous n'éditons aucun logiciel de scolarité ou de gestion de la formation.
• Nous ne tenons pas le rôle de délégué à la protection des données ni de conseil juridique.
• Nous n'intervenons pas auprès d'élèves.

Références officielles

Textes et publications cités

• Code du travail, articles L. 6351-1, L. 6351-6 et L. 6352-11 : déclaration d'activité et bilan pédagogique et financier.
• Code du travail, article L. 6316-1 : certification qualité des prestataires de formation.
• Code du travail, article L. 6241-2 : répartition de la taxe d'apprentissage.
• France compétences : RNCP, Répertoire spécifique, vadémécum de janvier 2026.
• Amue et PC-Scol : logiciels de scolarité.

Ce qui précède éclaire une décision, il ne remplace pas l'avis d'un juriste.