Audit de l'organisation de la démarche qualité (RNQ/RNCQ Qualiopi)
Un état des lieux argumenté, qui montre où les dossiers, les financements et les données de la structure sont fragiles.
En bref
- Résultat
- Un état des lieux argumenté, qui montre où les dossiers, les financements et les données de la structure sont fragiles.
- Idéal pour
- Responsable de la formation continue, directrice de CFA (centre de formation d'apprentis) ou responsable qualité qui veut objectiver le fonctionnement de sa structure.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit du parcours administratif, de la tenue des dossiers et des outils, avec écarts classés par priorité et plan d'actions.
- Prérequis de votre côté
- Accès à un échantillon de dossiers (anonymisés si possible), aux modèles de documents, à l'outil de gestion et aux personnes qui l'utilisent.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Relire un échantillon de dossiers au regard du texte. Un service veut vérifier comment il applique le thème RNQ/RNCQ Qualiopi. L'audit documentaire relit un échantillon de dossiers, de conventions et de pièces au regard du texte applicable, relève les pièces manquantes ou incohérentes et propose un plan d'actions. Il ne vaut ni contrôle officiel ni attestation.
Nous auditons la façon dont votre structure gère, sur le thème RNQ/RNCQ Qualiopi, le parcours administratif de l'usager : demande, inscription, convention ou contrat, présence, facturation ou paiement, suivi du financement, archivage. Nous suivons un échantillon de dossiers de bout en bout, relisons les modèles de documents et les droits d'accès à l'outil, et interrogeons les Formateurs qui l'utilisent au quotidien.
Le rapport classe les écarts par priorité, indique leur origine (processus, outil, information manquante) et propose un plan d'actions. Il s'appuie sur le Code du travail pour la formation professionnelle et sur le règlement général sur la protection des données pour les dossiers. Il ne vaut pas audit de certification : nous n'auditons jamais pour le compte d'un organisme certificateur, et le rapport ne préjuge d'aucune décision.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux sites et aux systèmes.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème RNQ/RNCQ Qualiopi, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les utilisateurs, et nous observons les pratiques sur le terrain (salle, laboratoire, bibliothèque, local technique) lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.
- Rapport d'audit du parcours administratif, de la tenue des dossiers et des droits d'accès à l'outil
- Écarts classés par priorité, avec leur origine : processus, outil ou information manquante
- Plan d'actions présenté à la direction et au responsable qualité
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : responsable de la formation continue, directrice de CFA ou responsable qualité qui veut objectiver le fonctionnement de sa structure. Prérequis de votre côté : accès à un échantillon de dossiers (anonymisés si possible), aux modèles de documents, à l'outil de gestion et aux personnes qui l'utilisent.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.
Relire un échantillon de dossiers au regard du texte
Un service veut vérifier comment il applique le thème RNQ/RNCQ Qualiopi. L'audit documentaire relit un échantillon de dossiers, de conventions et de pièces au regard du texte applicable, relève les pièces manquantes ou incohérentes et propose un plan d'actions. Il ne vaut ni contrôle officiel ni attestation.
Cartographier les responsabilités et les échéances
Les tâches liées au thème RNQ/RNCQ Qualiopi sont réparties entre plusieurs services. L'audit dresse la liste des échéances, des pièces à produire et de la personne qui les porte, repère les trous et les doublons et présente une répartition clarifiée à la direction.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème RNQ/RNCQ Qualiopi dans l'enseignement supérieur, la recherche ou la formation, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation externe, audit de certification ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème RNQ/RNCQ Qualiopi, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre direction ou à un évaluateur. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'une autorité ou d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Que devons-nous préparer avant la prestation ?
Pour le thème RNQ/RNCQ Qualiopi, nous demandons les documents existants, un référent interne et l'accès aux outils concernés. Le cadrage fixe le périmètre, les livrables et le calendrier avant le devis détaillé ; la prestation commence après votre accord. Rien n'est engagé avant le devis. Les intervenants sont des praticiens du secteur, tenus par les engagements de confidentialité demandés par votre établissement. Une passation documentée clôt chaque prestation, pour que vos équipes reprennent le sujet sans dépendance. Nous validons le cadrage avec vous avant de démarrer et nous vous remettons un calendrier.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un premier cadrage ; le devis détaillé suit l'échange.
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