Audit des métadonnées, des identifiants et du dépôt (DAM - Digital Asset Management)
Un fonds de publications, de données ou de documents que l'on retrouve, que l'on cite et dont les règles de conservation sont écrites.
En bref
- Résultat
- Un fonds de publications, de données ou de documents que l'on retrouve, que l'on cite et dont les règles de conservation sont écrites.
- Idéal pour
- Directrice de bibliothèque universitaire, responsable de l'information scientifique et technique, archiviste ou data steward.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec les écarts constatés, des exemples tirés de vos notices et de vos dépôts, et un plan d'actions ordonné.
- Prérequis de votre côté
- Accès en lecture au catalogue, aux dépôts et aux tableaux de gestion existants, et entretiens avec ceux qui saisissent et déposent.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Revoir les accès, les sauvegardes et les mises à jour. Une structure utilise le thème DAM - Digital Asset Management depuis plusieurs années. L'audit examine qui dispose de quels droits, comment les données sont sauvegardées et quand l'outil a été mis à jour pour la dernière fois, puis propose un plan d'actions ordonné. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Nous auditons la manière dont votre structure décrit, identifie, dépose et conserve ses documents sur le thème DAM - Digital Asset Management. Nous prenons un échantillon de notices, de dépôts et de dossiers, et nous le suivons de la saisie à la conservation : qualité et cohérence des métadonnées, identifiants pérennes, formats, droits et licences affichés, rattachement des auteurs, règles de durée de conservation, circuits de versement.
Le rapport confronte vos pratiques aux principes des normes ISO 15489 (norme internationale sur la gestion des documents d'activité) et ISO 30301 (norme internationale sur les systèmes de management des documents d'activité) et aux exigences de vos financeurs, sans attester d'une conformité : il dit ce qui est en place, ce qui manque et dans quel ordre le traiter. Il se présente à votre comité de pilotage de la science ouverte ou à votre commission documentaire. Nous ne décidons d'aucune élimination d'archives et ne rendons aucun avis de droit.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux sites et aux systèmes.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème DAM - Digital Asset Management, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les utilisateurs, et nous observons les pratiques sur le terrain (salle, laboratoire, bibliothèque, local technique) lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.
- Rapport d'audit avec écarts constatés sur un échantillon de notices, de dépôts et de dossiers
- Tableau des identifiants, des formats et des licences en usage, avec les incohérences relevées
- Plan d'actions ordonné, présenté à la direction et à la commission documentaire
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : directrice de bibliothèque universitaire, responsable de l'information scientifique et technique, archiviste ou data steward. Prérequis de votre côté : accès en lecture au catalogue, aux dépôts et aux tableaux de gestion existants, et entretiens avec ceux qui saisissent et déposent.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.
Revoir les accès, les sauvegardes et les mises à jour
Une structure utilise le thème DAM - Digital Asset Management depuis plusieurs années. L'audit examine qui dispose de quels droits, comment les données sont sauvegardées et quand l'outil a été mis à jour pour la dernière fois, puis propose un plan d'actions ordonné. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Examiner la qualité de ce qui est saisi ou traité
L'audit prend un échantillon de notices, de documents ou de fichiers traités avec le thème DAM - Digital Asset Management. Il relève les champs vides, les incohérences de saisie et les formats peu durables, et classe les constats selon leur effet sur la recherche et la conservation.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème DAM - Digital Asset Management dans l'enseignement supérieur, la recherche ou la formation, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation externe, audit de certification ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème DAM - Digital Asset Management, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre direction ou à un évaluateur. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'une autorité ou d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Pouvez-vous relire un contrat d'édition ou dire si l'usage d'un texte est permis ?
Nous ne rédigeons pas d'avis de droit. Optédif forme et accompagne vos équipes : nous expliquons les notions, les clauses à repérer dans un contrat d'édition, le dépôt en archive ouverte, les licences ouvertes et les exceptions au droit d'auteur, et nous bâtissons avec vous une liste de questions à poser à votre service juridique. Sur le thème DAM - Digital Asset Management, la qualification d'un cas précis, la rédaction ou la révision d'un contrat reviennent à un avocat ou au service juridique de l'établissement.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un premier cadrage ; le devis détaillé suit l'échange.
Les autres types de prestation sur le thème DAM - Digital Asset Management
- Conseil en politique de publication, de données et d'archivage (DAM - Digital Asset Management)
- Conception d'un schéma de métadonnées et d'une chaîne de publication (DAM - Digital Asset Management)
- Déploiement d'un outil documentaire ou éditorial (DAM - Digital Asset Management)
- Accompagnement d'une équipe sur un projet ou un site (DAM - Digital Asset Management)
- Organiser ses premières ressources numériques dans un DAM