Audit des métadonnées, des identifiants et du dépôt (Norme ISO 15489)
Un fonds de publications, de données ou de documents que l'on retrouve, que l'on cite et dont les règles de conservation sont écrites.
En bref
- Résultat
- Un fonds de publications, de données ou de documents que l'on retrouve, que l'on cite et dont les règles de conservation sont écrites.
- Idéal pour
- Directrice de bibliothèque universitaire, responsable de l'information scientifique et technique, archiviste ou data steward.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec les écarts constatés, des exemples tirés de vos notices et de vos dépôts, et un plan d'actions ordonné.
- Prérequis de votre côté
- Accès en lecture au catalogue, aux dépôts et aux tableaux de gestion existants, et entretiens avec ceux qui saisissent et déposent.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Comparer les pratiques de services aux principes de la norme. L'audit confronte les pratiques de trois services aux principes du thème Norme ISO 15489, sur un échantillon de notices ou de dossiers. Le rapport dit ce qui est en place et ce qui manque, sans attester d'aucune conformité. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Nous auditons la manière dont votre structure décrit, identifie, dépose et conserve ses documents sur le thème Norme ISO 15489. Nous prenons un échantillon de notices, de dépôts et de dossiers, et nous le suivons de la saisie à la conservation : qualité et cohérence des métadonnées, identifiants pérennes, formats, droits et licences affichés, rattachement des auteurs, règles de durée de conservation, circuits de versement.
Le rapport confronte vos pratiques aux principes des normes ISO 15489 et ISO 30301 (norme internationale sur les systèmes de management des documents d'activité) et aux exigences de vos financeurs, sans attester d'une conformité : il dit ce qui est en place, ce qui manque et dans quel ordre le traiter. Il se présente à votre comité de pilotage de la science ouverte ou à votre commission documentaire. Nous ne décidons d'aucune élimination d'archives et ne rendons aucun avis de droit.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux sites et aux systèmes.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Norme ISO 15489, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les utilisateurs, et nous observons les pratiques sur le terrain (salle, laboratoire, bibliothèque, local technique) lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.
- Rapport d'audit avec écarts constatés sur un échantillon de notices, de dépôts et de dossiers
- Tableau des identifiants, des formats et des licences en usage, avec les incohérences relevées
- Plan d'actions ordonné, présenté à la direction et à la commission documentaire
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : directrice de bibliothèque universitaire, responsable de l'information scientifique et technique, archiviste ou data steward. Prérequis de votre côté : accès en lecture au catalogue, aux dépôts et aux tableaux de gestion existants, et entretiens avec ceux qui saisissent et déposent.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.
Comparer les pratiques de services aux principes de la norme
L'audit confronte les pratiques de trois services aux principes du thème Norme ISO 15489, sur un échantillon de notices ou de dossiers. Le rapport dit ce qui est en place et ce qui manque, sans attester d'aucune conformité. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Repérer les écarts de description entre services
L'audit compare la façon dont deux services appliquent le thème Norme ISO 15489 aux mêmes types de documents. Il repère les écarts de saisie ou de gestion qui compliquent la recherche et propose une règle commune. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Norme ISO 15489 dans l'enseignement supérieur, la recherche ou la formation, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation externe, audit de certification ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Norme ISO 15489, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre direction ou à un évaluateur. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'une autorité ou d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Que devons-nous préparer avant la prestation ?
Pour le thème Norme ISO 15489, nous demandons les documents existants, un référent interne et l'accès aux outils concernés. Le cadrage fixe le périmètre, les livrables et le calendrier avant le devis détaillé ; la prestation commence après votre accord. Rien n'est engagé avant le devis. Les intervenants sont des praticiens du secteur, tenus par les engagements de confidentialité demandés par votre établissement. Une passation documentée clôt chaque prestation, pour que vos équipes reprennent le sujet sans dépendance. Nous validons le cadrage avec vous avant de démarrer et nous vous remettons un calendrier.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un premier cadrage ; le devis détaillé suit l'échange.
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