Conseil en organisation des processus de gestion (Gescof)
Des processus simplifiés et des choix justifiés par vos usages, par le texte applicable et par le coût complet de la solution.
En bref
- Résultat
- Des processus simplifiés et des choix justifiés par vos usages, par le texte applicable et par le coût complet de la solution.
- Idéal pour
- Responsable de la formation continue, responsable des applications de gestion ou directeur d'un organisme de formation qui doit organiser ses processus ou choisir son outil.
- Ce que vous obtenez
- Note de recommandations avec processus cibles, rôles, calendrier des échéances et, selon le thème, comparaison d'outils selon vos critères.
- Prérequis de votre côté
- Description des processus actuels, volumes annuels de dossiers, liste des outils déjà utilisés et contraintes des financeurs.
- Durée et charge
- 4 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Choisir un outil selon le coût complet. Une structure hésite sur Gescof face à d'autres solutions. Le conseil fixe dix critères avec la direction, dont l'export des données et les preuves attendues des financeurs ou des collectivités, puis compare le coût sur trois ans. La note classe les options sans désigner d'éditeur.
Le conseil sert à décider. Sur le thème Gescof, nous cartographions les processus, mesurons les ressaisies et les délais, puis comparons des options. Quand le thème est un logiciel, nous comparons paramétrage de l'existant, outil complémentaire ou changement de solution. Quand c'est une obligation ou un dispositif, nous traduisons le texte en étapes, en pièces et en responsabilités, sans choisir d'outil à la place du besoin.
La note de recommandations décrit les critères retenus avec vous : coût complet (licences, paramétrage, formation, reprise des données, temps d'administration), export des données, preuves pour les financeurs, protection des données, calendrier des échéances. Elle sert à votre direction, qui décide ; si un achat s'ensuit, il suit vos règles de commande publique et nous ne répondons pas à une consultation dont nous aurions rédigé le cahier des charges.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous reformulons la question à instruire, identifions les décideurs et les contraintes réglementaires et budgétaires, et fixons le calendrier.
Diagnostic
Entretiens, lecture documentaire et analyse des données disponibles sur le thème Gescof pour établir une base factuelle partagée.
Scénarios
Nous construisons deux à quatre scénarios comparés sur les coûts, les risques, les délais et l'acceptabilité par les instances de l'établissement et par les financeurs.
Recommandation
La note argumente une trajectoire, avec ses étapes, ses responsables et ses points de contrôle, prête pour un comité de direction.
Appui à la décision
Nous présentons la note en instance et pouvons revenir à intervalles réguliers pendant la mise en œuvre, avec un livrable convenu à chaque échéance.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.
- Cartographie des processus actuels avec délais et ressaisies
- Comparaison des options d'outil selon vos critères, avec coût complet
- Feuille de route et note de recommandations pour la direction
Format et charge : forfait, 4 à 10 jours. Idéal pour : responsable de la formation continue, responsable des applications de gestion ou directeur d'un organisme de formation qui doit organiser ses processus ou choisir son outil. Prérequis de votre côté : description des processus actuels, volumes annuels de dossiers, liste des outils déjà utilisés et contraintes des financeurs.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.
Choisir un outil selon le coût complet
Une structure hésite sur Gescof face à d'autres solutions. Le conseil fixe dix critères avec la direction, dont l'export des données et les preuves attendues des financeurs ou des collectivités, puis compare le coût sur trois ans. La note classe les options sans désigner d'éditeur.
Simplifier les processus avant de paramétrer
Les équipes qui utilisent Gescof ressaisissent des données dans un second fichier. Le conseil décrit les processus actuels, supprime les doubles saisies et propose un processus cible. Il liste les paramétrages à demander pour que l'outil reflète ce processus. La note est remise à la direction, qui décide des suites à donner.
Questions fréquentes sur cette prestation
Comment se déroule une mission de conseil et que livrez-vous ?
La mission commence par un cadrage d'une à deux semaines, puis un diagnostic, la construction de scénarios comparés et une note de recommandations présentée en instance. La charge indicative est de 4 à 10 jours, format forfait. Le livrable sur le thème Gescof est rédigé pour être lu par votre direction et par vos instances sans réinterprétation : chaque recommandation cite les exigences applicables, estime les coûts et les délais et désigne un responsable. Nous pouvons revenir à intervalles réguliers pendant la mise en œuvre, avec un livrable convenu à chaque échéance.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation donne à vos équipes les connaissances pour agir ; le conseil instruit une décision que vous devez prendre. Sur le thème Gescof, la mission de conseil part de votre situation réelle, compare des options et recommande une trajectoire, là où la formation apporte des méthodes générales appliquées à vos cas. Le conseil éclaire la décision, sans la prendre à votre place ni engager votre responsabilité réglementaire. Lorsque la décision prise entraîne une évolution des pratiques, nous associons les deux dans un même plan, avec le même interlocuteur.
Intervenez-vous sur des logiciels dont vous n'êtes pas l'éditeur ?
Oui. Nous n'éditons aucun logiciel de scolarité ni de gestion de la formation et nous ne parlons pas au nom des éditeurs : nous intervenons de façon indépendante, à partir de vos besoins. Sur le thème Gescof, nous paramétrons la solution que vous avez choisie, nous reprenons vos données, nous construisons les modèles de documents et les états de suivi, puis nous formons vos utilisateurs. Les droits d'accès, la durée de l'intervention et ce qui est réalisé sur un environnement de test sont fixés au devis. Les licences, la maintenance et l'hébergement restent des contrats entre vous et l'éditeur.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un premier cadrage ; le devis détaillé suit l'échange.
Les autres déclinaisons de conseil sur le thème Gescof
- Cadrage de méthode et de périmètre (Gescof)
- Assistance à la rédaction d'un cahier des charges (Gescof)
Les autres types de prestation sur le thème Gescof
