Audit de l'organisation administrative et financière (Gescof)
Un état des lieux argumenté, qui montre où les dossiers, les financements et les données de la structure sont fragiles.
En bref
- Résultat
- Un état des lieux argumenté, qui montre où les dossiers, les financements et les données de la structure sont fragiles.
- Idéal pour
- Responsable de la formation continue, directrice de CFA (centre de formation d'apprentis) ou responsable qualité qui veut objectiver le fonctionnement de sa structure.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit du parcours administratif, de la tenue des dossiers et des outils, avec écarts classés par priorité et plan d'actions.
- Prérequis de votre côté
- Accès à un échantillon de dossiers (anonymisés si possible), aux modèles de documents, à l'outil de gestion et aux personnes qui l'utilisent.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Examiner les droits d'accès et la qualité des données. Une structure utilise Gescof depuis plusieurs années. L'audit relève les profils d'utilisateurs et les compare aux fonctions, contrôle un échantillon de fiches pour repérer doublons et champs vides, et vérifie les modèles de documents émis. Il propose des corrections classées par priorité et une règle de revue annuelle des droits.
Nous auditons la façon dont votre structure gère, sur le thème Gescof, le parcours administratif de l'usager : demande, inscription, convention ou contrat, présence, facturation ou paiement, suivi du financement, archivage. Nous suivons un échantillon de dossiers de bout en bout, relisons les modèles de documents et les droits d'accès à l'outil, et interrogeons les gestionnaires de contrats qui l'utilisent au quotidien.
Le rapport classe les écarts par priorité, indique leur origine (processus, outil, information manquante) et propose un plan d'actions. Il s'appuie sur le Code du travail pour la formation professionnelle et sur le règlement général sur la protection des données pour les dossiers. Il ne vaut pas audit de certification : nous n'auditons jamais pour le compte d'un organisme certificateur, et le rapport ne préjuge d'aucune décision.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux sites et aux systèmes.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Gescof, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les utilisateurs, et nous observons les pratiques sur le terrain (salle, laboratoire, bibliothèque, local technique) lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.
- Rapport d'audit du parcours administratif, de la tenue des dossiers et des droits d'accès à l'outil
- Écarts classés par priorité, avec leur origine : processus, outil ou information manquante
- Plan d'actions présenté à la direction et au responsable qualité
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : responsable de la formation continue, directrice de CFA ou responsable qualité qui veut objectiver le fonctionnement de sa structure. Prérequis de votre côté : accès à un échantillon de dossiers (anonymisés si possible), aux modèles de documents, à l'outil de gestion et aux personnes qui l'utilisent.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.
Examiner les droits d'accès et la qualité des données
Une structure utilise Gescof depuis plusieurs années. L'audit relève les profils d'utilisateurs et les compare aux fonctions, contrôle un échantillon de fiches pour repérer doublons et champs vides, et vérifie les modèles de documents émis. Il propose des corrections classées par priorité et une règle de revue annuelle des droits.
Suivre un dossier de bout en bout dans l'outil
Un responsable veut savoir où Gescof fait perdre du temps. L'audit suit vingt dossiers de l'inscription à l'archivage, relève les ressaisies et les pièces manquantes et localise les étapes où l'outil et le processus se contredisent. Il remet un plan d'actions.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Gescof dans l'enseignement supérieur, la recherche ou la formation, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation externe, audit de certification ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Gescof, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre direction ou à un évaluateur. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'une autorité ou d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Intervenez-vous sur des logiciels dont vous n'êtes pas l'éditeur ?
Oui. Nous n'éditons aucun logiciel de scolarité ni de gestion de la formation et nous ne parlons pas au nom des éditeurs : nous intervenons de façon indépendante, à partir de vos besoins. Sur le thème Gescof, nous paramétrons la solution que vous avez choisie, nous reprenons vos données, nous construisons les modèles de documents et les états de suivi, puis nous formons vos utilisateurs. Les droits d'accès, la durée de l'intervention et ce qui est réalisé sur un environnement de test sont fixés au devis. Les licences, la maintenance et l'hébergement restent des contrats entre vous et l'éditeur.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un premier cadrage ; le devis détaillé suit l'échange.
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