Audit d'écoconception de sites et de services numériques (GreenIT-Analysis / EcoIndex)
Un état des lieux traçable, présentable à la direction, au conseil d'administration et aux financeurs de la démarche.
En bref
- Résultat
- Un état des lieux traçable, présentable à la direction, au conseil d'administration et aux financeurs de la démarche.
- Idéal pour
- Chargée de mission développement durable, directrice du numérique ou responsable du patrimoine d'un établissement d'enseignement supérieur.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec constats datés et sourcés, écarts aux référentiels retenus et plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Accès aux relevés de consommation, aux contrats, aux inventaires et aux documents de politique, et entretiens avec les responsables concernés.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Audit des usages de l'outil et de ses données. Un établissement utilise GreenIT-Analysis / EcoIndex pour suivre son patrimoine, ses mesures ou ses analyses. L'audit relève qui l'utilise, quelles données y sont saisies, à quelle fréquence, et comment les résultats nourrissent les décisions. Il remet un constat daté et une liste d'actions. Optédif n'a aucun lien commercial avec l'éditeur de l'outil.
Nous auditons votre démarche de transition écologique sous l'angle du thème GreenIT-Analysis / EcoIndex. Le périmètre est fixé au cadrage : bâtiments, achats, services numériques, déplacements, selon ce qui compte pour votre établissement. Nous lisons vos documents (politiques, contrats, inventaires, relevés de consommation), nous rencontrons les responsables du patrimoine, du numérique, des achats et de la vie de campus, puis nous confrontons les constats aux textes et aux référentiels que vous retenez : bilan de gaz à effet de serre, Éco Énergie Tertiaire, loi REEN (loi visant à réduire l'empreinte environnementale du numérique en France), RGESN (référentiel général d'écoconception de services numériques), normes ISO (International Organization for Standardization, Organisation internationale de normalisation).
Le rapport donne pour chaque constat sa source et sa date, sépare ce qui relève d'une obligation de ce qui relève d'une bonne pratique et classe les actions par priorité. Il ne chiffre aucune réduction à l'avance et ne vaut ni label, ni certification, ni attestation de conformité. Il vous donne une base traçable, présentable à votre direction, à votre conseil d'administration et à vos financeurs.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux sites et aux systèmes.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème GreenIT-Analysis / EcoIndex, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les utilisateurs, et nous observons les pratiques sur le terrain (salle, laboratoire, bibliothèque, local technique) lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.
- Rapport d'audit avec constats datés, sourcés et classés par priorité
- Cartographie des obligations qui s'appliquent à l'établissement, selon son statut et ses effectifs
- Plan d'actions en ordre de grandeur, présenté à la direction
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : chargée de mission développement durable, directrice du numérique ou responsable du patrimoine d'un établissement d'enseignement supérieur. Prérequis de votre côté : accès aux relevés de consommation, aux contrats, aux inventaires et aux documents de politique, et entretiens avec les responsables concernés.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.
Audit des usages de l'outil et de ses données
Un établissement utilise GreenIT-Analysis / EcoIndex pour suivre son patrimoine, ses mesures ou ses analyses. L'audit relève qui l'utilise, quelles données y sont saisies, à quelle fréquence, et comment les résultats nourrissent les décisions. Il remet un constat daté et une liste d'actions. Optédif n'a aucun lien commercial avec l'éditeur de l'outil.
Audit de la qualité des données saisies
Les résultats produits avec GreenIT-Analysis / EcoIndex sont discutés entre plusieurs directions. L'audit contrôle sur un échantillon la complétude, les unités et les sources des données saisies, puis classe les écarts selon leur effet sur les résultats. Il propose des règles de saisie et un responsable pour chaque jeu de données.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème GreenIT-Analysis / EcoIndex dans l'enseignement supérieur, la recherche ou la formation, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation externe, audit de certification ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème GreenIT-Analysis / EcoIndex, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre direction ou à un évaluateur. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'une autorité ou d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Que devons-nous préparer avant la prestation ?
Pour le thème GreenIT-Analysis / EcoIndex, nous demandons les documents existants, un référent interne et l'accès aux outils concernés. Le cadrage fixe le périmètre, les livrables et le calendrier avant le devis détaillé ; la prestation commence après votre accord. Rien n'est engagé avant le devis. Les intervenants sont des praticiens du secteur, tenus par les engagements de confidentialité demandés par votre établissement. Une passation documentée clôt chaque prestation, pour que vos équipes reprennent le sujet sans dépendance. Nous validons le cadrage avec vous avant de démarrer et nous vous remettons un calendrier.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un premier cadrage ; le devis détaillé suit l'échange.
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