Déploiement d'un outil ou d'un circuit de suivi (NEEVA)
Un outil ou un circuit prêt pour la campagne d'inscriptions ou la rentrée, avec des utilisateurs formés et des données propres.
En bref
- Résultat
- Un outil ou un circuit prêt pour la campagne d'inscriptions ou la rentrée, avec des utilisateurs formés et des données propres.
- Idéal pour
- Responsable des applications de gestion, responsable administratif d'un CFA (centre de formation d'apprentis) ou gestionnaire d'un service de formation continue.
- Ce que vous obtenez
- Outil paramétré et recetté, ou circuit de suivi installé, avec données reprises, modèles de documents, états de suivi, dossier d'exploitation et supports pour les utilisateurs.
- Prérequis de votre côté
- Solution choisie et licences acquises, ou processus cible validé, référent métier désigné, accès aux fichiers à reprendre, calendrier de la campagne à servir.
- Durée et charge
- 10 à 30 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Ouvrir les inscriptions d'une campagne. Une structure met en route NEEVA avant une rentrée. Le déploiement paramètre les profils, les modèles de documents et les états de suivi, reprend les fiches de l'an passé après nettoyage, puis fait fonctionner un pilote avant l'ouverture générale. Les utilisateurs sont formés sur leurs propres dossiers.
Sur le thème NEEVA, nous mettons en place ce que vous avez retenu. S'il s'agit d'un logiciel, nous le paramétrons à partir de vos processus : catalogue, sessions ou périodes d'accueil, profils d'utilisateurs, modèles de documents (convention, convocation, attestation, facture), états de suivi et exports demandés par vos financeurs ou votre collectivité. S'il s'agit d'une obligation ou d'un dispositif, nous installons un circuit de collecte des pièces, un calendrier des échéances et des modèles, que nous testons sur quelques dossiers.
Le déploiement passe par un environnement de test, un pilote sur une partie de l'activité, puis la généralisation. Nous formons les utilisateurs sur leurs propres dossiers et rédigeons le dossier d'exploitation. Nous ne sommes pas l'éditeur : licences, maintenance et hébergement restent à contractualiser avec lui. Une migration depuis un autre outil est traitée comme un lot distinct, avec ses règles de reprise et d'archivage.
Déroulé de la prestation
État des lieux
Inventaire des données, des interfaces, des utilisateurs et des exigences de sécurité sur le périmètre NEEVA.
Plan par lots
Chaque lot a ses critères de recette, sa fenêtre d'intervention hors des périodes d'inscription et d'examen et son plan de retour arrière, validés avec le responsable de la sécurité des systèmes d'information de votre établissement.
Préparation et tests
Reprise des données en environnement de test, paramétrage, contrôle par échantillonnage.
Bascule
Mise en service pendant la fenêtre convenue, suivi renforcé, correction des écarts.
Stabilisation et passation
Documentation d'exploitation, formation des administrateurs et des utilisateurs clés, bilan de fin de déploiement.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.
- Logiciel paramétré et recetté sur un environnement de test, puis en production
- Données reprises après inventaire et nettoyage, avec rapport de reprise
- Modèles de documents, états de suivi et dossier d'exploitation
Format et charge : forfait, 10 à 30 jours. Idéal pour : responsable des applications de gestion, responsable administratif d'un CFA ou gestionnaire d'un service de formation continue. Prérequis de votre côté : solution choisie et licences acquises, ou processus cible validé, référent métier désigné, accès aux fichiers à reprendre, calendrier de la campagne à servir.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.
Ouvrir les inscriptions d'une campagne
Une structure met en route NEEVA avant une rentrée. Le déploiement paramètre les profils, les modèles de documents et les états de suivi, reprend les fiches de l'an passé après nettoyage, puis fait fonctionner un pilote avant l'ouverture générale. Les utilisateurs sont formés sur leurs propres dossiers.
Reprendre les données d'un ancien outil
Une structure abandonne son ancien outil pour NEEVA. Le lot de migration inventorie les dossiers, retient les champs utiles, archive le reste dans un format lisible et documente les différences de fonctionnement pour les utilisateurs. Les décisions de généralisation restent celles de la direction.
Questions fréquentes sur cette prestation
Comment limitez-vous les risques pendant le déploiement ?
Le déploiement sur le périmètre NEEVA est conduit par lots, chacun avec ses critères de recette, sa fenêtre d'intervention et son plan de retour arrière, validés avec le responsable de la sécurité des systèmes d'information de votre établissement. Les données sont reprises en environnement de test et contrôlées par échantillonnage avant la bascule, puis suivies de près après la mise en service. La charge indicative est de 10 à 30 jours, format forfait. Aucune intervention n'est planifiée pendant les périodes sensibles de votre calendrier : inscriptions, rentrée, examens, campagnes de dépôt de projets.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation apprend à utiliser ou à administrer un outil ; le déploiement le met en service avec des données fiables. Sur le thème NEEVA, les deux sont liés : le déploiement inclut la formation des administrateurs et des utilisateurs clés, et une formation plus large des équipes peut suivre la mise en service. Nous les planifions dans le même projet, avec le même chef de projet. Les intervenants sont des praticiens du secteur, tenus par les engagements de confidentialité demandés par votre établissement.
Intervenez-vous sur des logiciels dont vous n'êtes pas l'éditeur ?
Oui. Nous n'éditons aucun logiciel de scolarité ni de gestion de la formation et nous ne parlons pas au nom des éditeurs : nous intervenons de façon indépendante, à partir de vos besoins. Sur le thème NEEVA, nous paramétrons la solution que vous avez choisie, nous reprenons vos données, nous construisons les modèles de documents et les états de suivi, puis nous formons vos utilisateurs. Les droits d'accès, la durée de l'intervention et ce qui est réalisé sur un environnement de test sont fixés au devis. Les licences, la maintenance et l'hébergement restent des contrats entre vous et l'éditeur.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un premier cadrage ; le devis détaillé suit l'échange.
Les autres déclinaisons de déploiement et migration sur le thème NEEVA
- Déploiement pilote sur une composante ou un site restreint (NEEVA)
- Migration de données et reprise d'historique (NEEVA)
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