Audit des indicateurs, des tableaux de bord et des données (Qualtrics)
Des chiffres dont on connaît la définition, la source et le responsable, présentables en conseil ou à une instance d'évaluation.
En bref
- Résultat
- Des chiffres dont on connaît la définition, la source et le responsable, présentables en conseil ou à une instance d'évaluation.
- Idéal pour
- Responsable du pilotage et de la statistique, directeur général des services, administrateur des données ou directeur des systèmes d'information.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit avec les écarts constatés, un dictionnaire des indicateurs examinés et un plan d'actions ordonné.
- Prérequis de votre côté
- Accès aux tableaux de bord existants, aux requêtes ou modèles qui les alimentent, et entretiens avec les services producteurs et utilisateurs.
- Durée et charge
- 5 à 10 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation
Vérifier les accès, les sources et les sauvegardes. L'audit examine, pour le thème Qualtrics, qui dispose de quels droits, quelles sources de données sont raccordées et comment les productions sont sauvegardées. Il relève les comptes inutilisés et les accès trop larges, puis propose un plan d'actions ordonné. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Nous auditons la façon dont votre établissement produit et utilise ses chiffres sur le thème Qualtrics. Nous prenons un échantillon d'indicateurs et nous remontons de chacun jusqu'à sa source : définition écrite, périmètre, date de calcul, requête ou formule, responsable, circuit de diffusion. Nous comparons les définitions entre services et nous repérons les écarts qui expliquent que deux tableaux ne donnent pas le même résultat.
Nous regardons aussi les données personnelles qui circulent : fichiers nominatifs, niveau de détail affiché, petits effectifs. Le rapport classe les constats par risque, propose un dictionnaire des indicateurs et un plan d'actions, et se présente à la direction et au délégué à la protection des données. Il n'atteste d'aucune conformité au RGPD (règlement général sur la protection des données) et ne remplace pas son avis.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux sites et aux systèmes.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Qualtrics, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les utilisateurs, et nous observons les pratiques sur le terrain (salle, laboratoire, bibliothèque, local technique) lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.
- Rapport d'audit avec les écarts constatés sur un échantillon d'indicateurs, de tableaux et de fichiers
- Dictionnaire des indicateurs examinés : définition, périmètre, source, date de calcul, responsable
- Plan d'actions ordonné, présenté à la direction et au délégué à la protection des données
Format et charge : forfait, 5 à 10 jours. Idéal pour : responsable du pilotage et de la statistique, directeur général des services, administrateur des données ou directeur des systèmes d'information. Prérequis de votre côté : accès aux tableaux de bord existants, aux requêtes ou modèles qui les alimentent, et entretiens avec les services producteurs et utilisateurs.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.
Vérifier les accès, les sources et les sauvegardes
L'audit examine, pour le thème Qualtrics, qui dispose de quels droits, quelles sources de données sont raccordées et comment les productions sont sauvegardées. Il relève les comptes inutilisés et les accès trop larges, puis propose un plan d'actions ordonné. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Examiner un échantillon de productions réalisées avec l'outil
L'audit prend un échantillon de productions réalisées avec le thème Qualtrics dans l'établissement. Il contrôle les définitions documentées et la présence éventuelle de données personnelles, puis classe les constats par risque. Le rapport est remis à la direction, avec ses annexes.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 5 à 10 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Qualtrics dans l'enseignement supérieur, la recherche ou la formation, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, évaluation externe, audit de certification ou contrôle, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Qualtrics, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre direction ou à un évaluateur. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus l'évaluation d'une autorité ou d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
Que devons-nous préparer avant la prestation ?
Pour le thème Qualtrics, nous demandons les documents existants, un référent interne et l'accès aux outils concernés. Le cadrage fixe le périmètre, les livrables et le calendrier avant le devis détaillé ; la prestation commence après votre accord. Rien n'est engagé avant le devis. Les intervenants sont des praticiens du secteur, tenus par les engagements de confidentialité demandés par votre établissement. Une passation documentée clôt chaque prestation, pour que vos équipes reprennent le sujet sans dépendance. Nous validons le cadrage avec vous avant de démarrer et nous vous remettons un calendrier.
Demander un devis
Indiquez l'établissement, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un premier cadrage ; le devis détaillé suit l'échange.
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