Audit de conformité aux référentiels applicables (Norme ISO 15836 Métadonnées pour ressources numériques)

Un évaluateur, qu'il vienne du Hcéres (Haut Conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur), d'un organisme certificateur, de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) ou d'un partenaire institutionnel, juge sur un référentiel précis, exigence par exigence, et attend des preuves, pas des intentions. Sur le thème Norme ISO 15836 Métadonnées pour ressources numériques, nous reprenons ce référentiel, qu'il s'agisse d'un texte réglementaire, d'une norme ou d'un référentiel national, et nous confrontons chaque exigence à vos documents et à vos pratiques, dans les bibliothèques, les services d'archives, les presses universitaires et les unités de recherche qui produisent, décrivent, diffusent et conservent des documents scientifiques, sur des supports et selon des règles qui n'ont pas la même durée de vie.

Le rapport présente, pour chaque exigence, la preuve attendue, la preuve que vous détenez, l'écart éventuel et l'action pour le combler avant l'échéance. Il sert de dossier de préparation et d'entraînement pour vos documentalistes, qui savent ainsi quoi montrer et comment le dire. Il reste un audit de conseil : il ne remplace pas l'évaluation officielle, ne préjuge pas de son résultat et n'atteste d'aucune conformité.

Déroulé de la prestation

1. Cadrage

   Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès aux sites et aux systèmes.

2. Lecture documentaire

   Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Norme ISO 15836 Métadonnées pour ressources numériques, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.

3. Entretiens et observation

   Nous rencontrons les responsables et les utilisateurs, et nous observons les pratiques sur le terrain (salle, laboratoire, bibliothèque, local technique) lorsque l'accès est possible.

4. Analyse des écarts

   Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.

5. Restitution

   Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.

Livrables, format et conditions

Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre conseil ou à l'autorité concernée.

• Grille exigence par exigence avec preuves attendues et preuves présentées
• Liste des écarts et des actions avant l'échéance
• Dossier de préparation avec pièces justificatives classées par exigence

Format et charge : forfait, 4 à 8 jours. Idéal pour : responsable qualité, directeur ou directrice d'un service, délégué à la protection des données ou responsable de laboratoire qui prépare une évaluation, un audit ou un contrôle sur le thème Norme ISO 15836 Métadonnées pour ressources numériques. Prérequis de votre côté : le référentiel applicable (texte réglementaire, norme, référentiel national ou cahier des charges de l'établissement), vos procédures et enregistrements, un interlocuteur par exigence.

Exemples d'usage

Une situation d'exemple dans laquelle cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent de l'établissement et du périmètre.